Monotasking : การทำงาน ‘ทีละอย่าง’ ที่อาจทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• ในโลกที่หมุนเร็วจี๋ การทำอะไรหลาย ๆ อย่างพร้อมกันหรือ ‘Multitasking’ อาจเป็นทักษะที่หลาย ๆ คนต้องการ
• แต่งานวิจัยหลายชิ้นพบว่า การทำหลายสิ่งหลายอย่างพร้อมกัน อาจส่งผลกระทบต่อสมอง และทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงอีกด้วย
• ‘Monotasking’ หรือการทำสิ่งต่าง ๆ ไปทีละสิ่งซึ่งเป็นขั้วตรงข้ามของ Multitasking อาจเป็นวิธีการทำงานที่น่าสนใจ และอาจทำให้งานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นก็เป็นได้

บทความนี้เริ่มเขียนตอน 17.08 น. กว่าจะเริ่มต้นเขียนบทความนี้ เราหาข้อมูล สลับกับเล่นเกม สลับกับดูหนัง สลับกับตอบไลน์ แล้วย้อนกลับไปหาข้อมูล ก่อนจะทำสิ่งอื่น ๆ สลับไปสลับมา รวมเวลาในการหาข้อมูลสลับกับทำสิ่งต่าง ๆ ทั้งหมด (ซึ่งจริง ๆ ก็ไม่ได้เยอะมากนัก) ตั้งแต่เวลาประมาณ 13.00 น. – 17.00 น.

ในปัจจุบัน เราต่างมีสิ่งรบกวนสมาธิหลายอย่างในชีวิต ขณะที่คุณอ่านย่อหน้าแรกของบทความนี้จบ คุณอาจแวะไปตอบไลน์ ก่อนจะกลับมาอ่านอีกครั้ง หรือคุณอาจจะไม่กลับมาอ่านอีกเลยเพราะพบว่ามีเรื่องอื่นให้ทำอีกมากมาย คุณเลยผละไปทำสิ่งนั้นนิดสิ่งนี้หน่อย สิ่งที่คุณทำอยู่เรียกว่า Multitasking หรือความสามารถในการทำหลายสิ่งหลายอย่างพร้อมกัน ในการทำงาน ก็คือความสามารถที่ไม่จดจ่อกับงานใดงานหนึ่งมากเกินไป และนี่ก็เป็นทักษะที่ใครหลาย ๆ คนต้องการ

แต่ผลการศึกษาจาก สถาบันจิตวิทยา มหาวิทยาลัยลอนดอน พบว่า การทำหลาย ๆ อย่างพร้อมกันในบางครั้งก็ไม่ได้ส่งผลดีเสมอไป เช่น การเขียนอีเมลหรือไถดูข่าวสารต่าง ๆ บนหน้านิวฟีดขณะคุยโทรศัพท์อยู่ทำให้เรามี IQ ที่ต่ำลงอย่างชัดเจนมากกว่าการนอนไม่เพียงพอ การสูบกัญชา หรือการดูโทรทัศน์หลาย ๆ ชั่วโมง แถมการทำหลายสิ่งหลายอย่างพร้อมกันอย่างต่อเนื่องยังทำลายปริมาตรสมองส่วนเนื้อเทาที่เป็นส่วนที่สำคัญของประสาทส่วนกลางอีกด้วย

ไม่เพียงเท่านั้น การทำอะไรหลายอย่างไปพร้อม ๆ กันทำให้เราต้องสลับสับเปลี่ยนสิ่งที่กำลังทำอยู่ ซึ่งจะทำให้เกิดการเสียเวลาในการสับเปลี่ยนและปรับตัวกับงานชิ้นใหม่ที่เราหันไปทำด้วย สมาคมจิตวิทยาอเมริกัน (American Psychological Association: APA) พบว่า การสลับทำสิ่งต่าง ๆ ไป ๆ มา ๆ จะทำให้ผลิตภาพของงานลดลงถึง 40% ถึงแม้ว่าช่วงเวลาที่เสียไปในระหว่างการสลับจะไม่มากนัก แต่หากเราทำบ่อย ๆ ช่วงเวลาที่เสียไปในแต่ละครั้งก็จะรวมกันได้หลายชั่วโมงอยู่ดี ขณะที่ กลอเรีย มาร์ก นักวิจัยจาก มหาวิทยาลัยแคลิฟอร์เนีย ก็รายงานว่า ค่าเฉลี่ยเวลาในการดึงตัวเองกลับมาทำงานเดิมหลังจากแวะไปทำอย่างอื่นนั้นใช้เวลามากถึง 23 นาที 15 วินาที

เมื่อ multitasking อาจไม่ใช่วิธีที่เหมาะสมสำหรับทุกคน แน่นอนว่าวิธีที่ตรงกันข้ามก็คือ ‘Monotasking’ หรือการจดจ่อทำงานใดงานหนึ่งให้เสร็จในครั้งเดียว ฟังดูง่าย แต่สำหรับหลายคนที่คุ้นชินกับการทำหลายสิ่งหลายอย่างพร้อมกัน Monotasking ก็อาจจะยากกว่าที่คิด

แต่หากใครอยากเริ่มทำงานแบบ Monotasking ก็สามารถทดลองทำตามขั้นตอนเหล่านี้ได้

จัดตารางให้ตัวเองได้ทำงานในช่วงที่สมองปลอดโปร่งที่สุด

เราต่างมีช่วงเวลาที่สมองปลอดโปร่ง ความคิดลื่นไหล และทำงานได้อย่างจดจ่อแตกต่างกันไป บ้างอาจจะเป็นช่วงเช้าตรู่ บางคนหลังอาหาร อีกคนเย็นย่ำ หลายคนดึกดื่น แต่หากคุณลองสังเกตช่วงเวลาที่สมองปลอดโปร่งที่สุดและเริ่มทำงานในช่วงเวลานั้น การทำงานแบบ Monotasking ก็อาจจะไม่ใช่เรื่องยาก

เลือกงานที่สำคัญที่สุดและประเมินเวลาที่ต้องใช้ในการทำ

ขั้นตอนนี้เป็นอีกขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญ นั่นคือคุณควรประเมินว่างานชิ้นไหนสำคัญที่สุดหรืออาจจะเร่งด่วนที่สุดสำหรับคุณ จากนั้นประเมินเวลาว่าคุณต้องใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำงานชิ้นนั้นให้เสร็จสิ้น กฎของพาร์กินสัน บอกไว้ว่า เรามักจะขยายระยะเวลาในการทำงานจนเต็มเวลาหรือมากกว่าเวลาที่กำหนด ดังนั้นหากคุณคิดว่า คุณจะสามารถทำงานสักงานเสร็จใน 2 ชั่วโมง คุณก็อาจจะใช้เวลามากกว่านั้น ดังนั้นคุณต้องลดเวลาที่กำหนดลง จากที่กำหนดไว้ 2 ชั่วโมงก็อาจลดเหลือ 1 ชั่วโมง 30 นาที เพื่อให้งานเสร็จในเวลา 2 ชั่วโมงได้จริง ๆ

สร้างบรรยากาศที่ทำให้คุณผ่อนคลาย

แน่นอนว่าการจดจ่อกับการทำงานนั้นเป็นเรื่องดี แต่อย่าใจร้ายหรือเข้มงวดกับตัวเองมากเกินไป อย่างน้อยที่สุดคุณก็ควรจะมีบรรยากาศการทำงานที่ทำให้คุณรู้สึกว่ายังมีความรื่นรมย์บ้างในการทำงานนั้น ๆ น้ำหวาน ของอร่อย ขนบขบเคี้ยว แอร์เย็นฉ่ำ จุดเทียนกลิ่นที่ชอบ เปิดเพลย์ลิสต์เพลงที่ฟังแล้วทำให้มีสมาธิ เมื่อคุณอยู่ในบรรยากาศการทำงานที่ดี สมองของคุณก็จะคิดเรื่องข้ออ้างในการ ‘พักสักครู่’ น้อยลง และทำให้คุณจดจ่อกับงานได้มากขึ้น

นำสิ่งรบกวนออกไปให้หมด

ข้อนี้น่าจะเป็นขั้นตอนที่หลาย ๆ คนทำได้ยากที่สุดเพราะมือถือแทบจะกลายเป็นอวัยวะอีกส่วนในร่างกายที่เราขาดไม่ได้ไปแล้ว แต่หากคุณเป็นคนที่อดไม่ได้เมื่อเห็นการแจ้งเตือน ต้องเปิดดูเหมือนได้ยินเสียงข้อความเด้ง การปิดโทรศัพท์มือถือหรือเอาไว้ให้ห่างตัวก็อาจเป็นเรื่องจำเป็นที่คุณต้องทำ มีงานวิจัยที่พบว่า เพียงแค่วางโทรศัพท์ไว้ใกล้ ๆ ก็เพียงพอที่จะทำให้คุณเสียสมาธิและลดศักยภาพในการทำงานของคุณลงแล้ว

จากนั้นก็ลงมือทำงานได้

ที่จริง Monotasking ก็เหมือนกับการมองมุมกลับปรับมุมมองวิธีการทำงานและการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมและมายด์เซ็ทในการทำงานของคุณเท่านั้นเอง

ท้ายที่สุดอาจจะไม่มีวิธีไหนที่ดีที่สุด และสิ่งที่ดีที่สุดก็คือเลือกทำตามแบบที่คุณชอบนั่นเอง

ปล. บทความนี้ ผู้เขียนลองเขียนแบบ Monotasking โดยมีการแวะไปตอบไลน์เพียง 2 ครั้ง ใช้เวลาในการเขียนบทความทั้งสิ้น 38 นาที 

อ้างอิง:

https://mailchimp.com/courier/article/monotasking-focus-productivity/

https://www.rd.com/article/what-is-monotasking/

https://www.forbes.com/sites/barnabylashbrooke/2021/12/17/master-the-art-of-monotasking-train-your-brain-to-resist-distractions/?sh=7a6a26010443